上次小編在《基礎篇》介紹了 Mail2000 行事曆相關設定、新增事件與好友生日提醒的功能之後,您是不是開始感受到時間管理其實一點都不難呢?

小編在《基礎篇》的文末埋了一個伏筆,當時沒有向大家介紹「進階設定」,其實在「進階設定」中擁有許多特別的設計,像是行事曆邀請行事曆簡訊通知信件邀約內容直接加入行事曆待辦工作安排等等小功能,至於要如何發揮它們的妙用,就請大家跟著小編的腳步,貼心小秘書現在才要正式上場呢!

行事曆進階設定

首先,讓我們先新增事件,而完成填入事件相關資訊後,可別急著點選「儲存」!「進階設定」中還有很多令人驚艷的小功能喔!

新增行事曆

點開上圖「行事曆事件設定」畫面下方的「進階設定」選單

行事曆進階設定

  • 「提醒設定」的欄位可以依您所設定的方式寄信通知自己

  • 「簡訊通知」的部分,則是避免您沒辦法收信,而該事件又很重要的時候可以選用(須先購買簡訊儲值點數

  • 「邀請設定」的部分,勾選之後,按下「儲存」,您就可以輕鬆將這則事件分享給朋友們

 

還想邀請其他朋友一起參加聚會嗎?

很簡單!讓我們勾選「我要邀請朋友將此事件加入他的行事曆」後點選「儲存」,之後會自動轉入寫信的編輯頁面。

  寄送行事曆事件

發現了嗎?小秘書已經幫您把該事件放在附檔的地方了,接著選擇「收件人」,再點選傳送就寄送完成了。

當您的朋友收到信,直接點選如下圖信件內文中所標示的「加入行事曆」就會立刻新增到他的行事曆中囉!

加入行事曆

讓我們再點選快捷列上方的「行事曆」回去看看吧!在左側功能選單哩,點選「最近行程」就可以看到剛剛新增的行程很清楚的列表在左側,並出現在行事曆中囉!

註:「最近行程」列表會顯示一週內的行程安排;而通訊錄中連絡人的生日則會以「節日」的型態標示在行事曆上。

行事曆列表

除了記錄朋友的生日聚會等私人行程,別忘了工作上所需完成的報告!

在「最近行程」的下面,點開「待辦工作」,下面會出現「新增」的功能,點選後就進入「待辦工作設定」的頁面,您可依不同的工作優先等級設定它的重要性。

新增待辦工作

點選「新增」後,這項工作就會出現在「待辦工作」列表及行事曆當中囉!在該事件上按滑鼠右鍵,即會出現如下圖之功能選單,編輯工作進度真的非常方便呢!

待辦工作設定

我們來個進階考題吧!

進入編輯頁面後,寫信或回信寫到一半想要看看其他信件,或想立刻記錄這個事件在行事曆上怎麼辦?

嘿!再偷偷告訴您一個小秘訣!

不用先複製打好的內文或先將當下編輯中的信件存到草稿,有了 Mail2000 的「新視窗」功能,您可以同時進行兩件事!

點選「新視窗」後,會跳出另一個新視窗讓您繼續編輯該信件,您就可以在原先的介面處理其它您想同時進行的事情囉!

  另開新視窗

上面介紹的功能,您都學起來了嗎?打開行事曆,讓您可以輕易敲定開會時間或朋友聚會,同時還可以透過寄送給同事或朋友提醒他們這個事件與活動。在收到信的時候,如果能養成當下立刻紀錄到個人行事曆的好習慣,則多功能的行事曆會成為您在工作及安排私人行程的好幫手喔!下次當您朋友問說:「下禮拜有沒有空?」就立刻打開您的行事曆確認行程安排吧!可別再支支吾吾答不出來囉!

註記:小編是用 v 4.5 的版本。但除了「新視窗」的功能只有 v 4.5 版本才有,其他如寄送行事曆事件、簡訊通知、待辦工作安排等功能,雖然在操作上有一點點的差異,但這些功能 v 4.0 的版本也是一應俱全呢!

除了上面介紹的行事曆相關小功能外,v 4.5 還多了很多新的小功能喔,不如轉換版本試用看看還能發現什麼吧!