上次小編在《基礎篇》介紹了 Mail2000 行事曆相關設定、新增事件與好友生日提醒的功能之後，您是不是開始感受到時間管理其實一點都不難呢？

小編在《基礎篇》的文末埋了一個伏筆，當時沒有向大家介紹「進階設定」，其實在「進階設定」中擁有許多特別的設計，像是行事曆邀請、行事曆簡訊通知、信件邀約內容直接加入行事曆、待辦工作安排等等小功能，至於要如何發揮它們的妙用，就請大家跟著小編的腳步，貼心小秘書現在才要正式上場呢！

行事曆進階設定

首先，讓我們先新增事件，而完成填入事件相關資訊後，可別急著點選「儲存」！「進階設定」中還有很多令人驚艷的小功能喔！

新增行事曆

點開上圖「行事曆事件設定」畫面下方的「進階設定」選單

行事曆進階設定

  • 「提醒設定」的欄位可以依您所設定的方式寄信通知自己

  • 「簡訊通知」的部分，則是避免您沒辦法收信，而該事件又很重要的時候可以選用（須先購買簡訊儲值點數）

  • 「邀請設定」的部分，勾選之後，按下「儲存」，您就可以輕鬆將這則事件分享給朋友們

 

還想邀請其他朋友一起參加聚會嗎？

很簡單！讓我們勾選「我要邀請朋友將此事件加入他的行事曆」後點選「儲存」，之後會自動轉入寫信的編輯頁面。

  寄送行事曆事件

發現了嗎?小秘書已經幫您把該事件放在附檔的地方了，接著選擇「收件人」，再點選傳送就寄送完成了。

當您的朋友收到信，直接點選如下圖信件內文中所標示的「加入行事曆」就會立刻新增到他的行事曆中囉！

加入行事曆

讓我們再點選快捷列上方的「行事曆」回去看看吧！在左側功能選單哩，點選「最近行程」就可以看到剛剛新增的行程很清楚的列表在左側，並出現在行事曆中囉！

註：「最近行程」列表會顯示一週內的行程安排；而通訊錄中連絡人的生日則會以「節日」的型態標示在行事曆上。

行事曆列表

除了記錄朋友的生日聚會等私人行程，別忘了工作上所需完成的報告！

在「最近行程」的下面，點開「待辦工作」，下面會出現「新增」的功能，點選後就進入「待辦工作設定」的頁面，您可依不同的工作優先等級設定它的重要性。

新增待辦工作

點選「新增」後，這項工作就會出現在「待辦工作」列表及行事曆當中囉！在該事件上按滑鼠右鍵，即會出現如下圖之功能選單，編輯工作進度真的非常方便呢！

待辦工作設定

我們來個進階考題吧！

進入編輯頁面後，寫信或回信寫到一半想要看看其他信件，或想立刻記錄這個事件在行事曆上怎麼辦？

嘿！再偷偷告訴您一個小秘訣！

不用先複製打好的內文或先將當下編輯中的信件存到草稿，有了 Mail2000 的「新視窗」功能，您可以同時進行兩件事！

點選「新視窗」後，會跳出另一個新視窗讓您繼續編輯該信件，您就可以在原先的介面處理其它您想同時進行的事情囉！

  另開新視窗

上面介紹的功能，您都學起來了嗎？打開行事曆，讓您可以輕易敲定開會時間或朋友聚會，同時還可以透過寄送給同事或朋友提醒他們這個事件與活動。在收到信的時候，如果能養成當下立刻紀錄到個人行事曆的好習慣，則多功能的行事曆會成為您在工作及安排私人行程的好幫手喔！下次當您朋友問說：「下禮拜有沒有空？」就立刻打開您的行事曆確認行程安排吧！可別再支支吾吾答不出來囉！

註記：小編是用 v 4.5 的版本。但除了「新視窗」的功能只有 v 4.5 版本才有，其他如寄送行事曆事件、簡訊通知、待辦工作安排等功能，雖然在操作上有一點點的差異，但這些功能 v 4.0 的版本也是一應俱全呢！

除了上面介紹的行事曆相關小功能外，v 4.5 還多了很多新的小功能喔，不如轉換版本試用看看還能發現什麼吧！