公司內的制式回條、報價單、一些年節寫的信件,日復一日,內容卻是大同小異,每次都要從寄件備份 的信匣裡撈信出來參考,甚至最後乾脆直接複製貼上,那麼我們何不直接學習如何建立一個範本呢?

 

第一步:新增範本

看到左側功能選單的「編輯」旁邊的小圖示了嗎?點選它就會向下展開範本的列表, 再選取「新增範本」我們就可以開始編輯範本囉!

新增範本

第二步:編寫內容,上傳附檔→新增範本

首先,在信件內文處編寫您所需要的範本內容,並視需求可以直接上傳附加檔案至範本裡,完成後點選功能列中的「存入範本」,接著會跳出「 儲存成新範本」的小視窗,請您為範本取一個適合它的名字吧!

儲存成新 範本

第三步:套用範本

這樣就完成了一個範本的建立,是不是很簡單呢?那麼該如何套用範本呢?同樣地,我們從「 編輯」旁邊的小圖示展開範本的列表就可以看到我們剛剛建立好的範本。點選我們建立的的範 本後,就可以看到範本出現編輯的介面,這時候只需要選擇收件人,並加上您另外想要補充的信件內文就可以寄出囉!

套用範本

如果我們先在編輯頁面寫好信才想建立範本可以嗎?

當然可以!請編寫完信件內文後,點選「存入草稿」旁邊代表下拉選單的小三角形, 您就可以看到「儲存成新範本」的選項囉!

由編輯介面轉存範本

如果有一天,這個範本都用不到想刪除了,該去哪裡刪除呢?

其實範本它就住在「草稿匣」裡,並會用 紅色的小旗標代表它是範本的身分如果移除該旗標,該信件就會轉而變成一般的草稿;要徹底刪除就請選取「信件刪除」的功能就可以了。

刪除範本

範本的建立、套用跟刪除都很容易學習,使用的時機也很多樣,除了文章開始說到的一些公司內的制式回函、報價單等,在回覆網路拍賣匯款通知或填寫合購回條時,也可以派上用場!

加上範本具有附檔的功能,不僅讓您可以省去花時間找出舊信來參考、上傳該文件所需要的附檔,當某個主題附檔很多的時候,範本更會成為您節省時間的好幫手!所以當類似的信件內容寫到第三遍、重複上傳相同附檔按滑鼠按到手痠的時候,不如就立刻著手建立一個新的範本吧!