[2016 商用信箱 ] 15 元月, 2016 20:40

珍貴的客戶資料,如果不小心寄錯了,造成個資外洩。不僅影響商譽,消費者也有權力向外洩的廠商提出訴訟。

Mail2000
貼心提供個人外寄偵測服務。當您外寄的附檔有含個人資料時,會提醒您該筆資料的個資風險,及所含個資筆數,詢問您是否要寄出。協助您在寄送機敏檔案時多一道安全提醒!

※ 本功能限 webmail 信箱,使用郵件軟體無法提供個資偵測

這樣的個資自動偵測以及提醒功能,如果是我們不小心附加錯檔案,或是沒有意識到附檔含有大量個資時,可以協助您保護個資以及最寶貴的商譽唷!

基本上,依據個資法規定,所有蒐集、處理、利用及國際傳輸個人資料的行為,都必須事先告知並取得個資當事人的同意,Mail2000 貼心的小功能,希望能幫助您保護個資安全。如果需要更多「個資法」相關的資訊,也歡迎參考我們 P-Marker 個資盤點服務的「個資法百寶箱」網站!

 

 

  

[2016 商用信箱 ] 15 元月, 2016 19:51

很多信箱無法寄很大的附件,一般信箱的附件限制約在 25~30MB今天您或許可以寄出 30MB的信,但是若對方只能接收 25MB 的話,就會被退信或是寄不到。

但是在 Mail2000 你幾乎不需要去記憶附檔限制的數字,至少 200MB 以下的檔案都是可以寄信的喔!

咦?前面不是說,超過對方的容量限制,就會被對方拒收,那如何能寄呢?其實,我們將附檔轉成一個可下載的連結,所以本來是一封很肥的信件,在使用「附檔轉連結」功能之後,信件只會變成一封只有幾 KB 的輕巧信件了。

步驟一:
您可以將檔案用拖曳的方式,拖到附檔區。接著按下「URL」的符號,就會將附檔轉成下載的連結。


步驟二:
如果有需要的話,您可以把檔案做成限期下載,以確保重要檔案的安全。按下「設定」後,您可以自行輸入有效期限 (不過,「限期」的話最長只能限定 天內,下載網址在 7 天後即失效)。





收件人最後只會收到一封輕巧的信件,點擊連結就可以輕鬆下載附檔了!

用雲端附檔的好處不只這樣喔!在信件寄出後,如果反悔不想分享附加的檔案了, 只要進到雲端硬碟中的「Cloud Attachments」將檔案刪除或搬走,其它人就無法從之前的網址下載檔案了,這也是保護資料的作法之一哦!

看到這裡,您可能會聯想到,傳送大檔應該也可以直接使用雲端硬碟當中的「傳送檔案連結」,對吧?是的,而且更好的是 Mail2000 也有免費的雲端硬碟 SecuShare 分享雲要送給您哦喔,詳情請見:

Mail2000 贈送每個信箱客戶 2GB 的 SecuShare分享雲,
用戶登入信箱後點擊氣球圖示,即可領取!

[2016 商用信箱 ] 15 元月, 2016 17:55

怎麼辦?每天收信匣的信好多,偶爾就是會 miss 掉幾件事情,結果就是被客戶抱怨和被老闆罵…要我多注意點。唉~有點無奈耶,明明沒有在混,可是 mail和事情就是一直來一直來,怎麼辦才好?

雖說吃燒餅哪有不掉芝麻、馬總有失蹄、人…當然也是有漏看信的時候。
不過沒關係, Mail2000 可以幫你變得更精明能幹!

首先,最要緊的是不要讓收信匣每天都一片混亂!我們在收信的當下,就把事情 (信件分類。不要不分輕重緩急地全擠在收信匣,像下圖這樣,我們可以依工作流程與交易的狀態,分門別類建好信件匣


假設內部協議每天優先處理「與廠商業務往來」與「訂單」信件。然後讓Mail2000幫我們每天先將信件分類歸檔好,我們一開工就優先看這兩個信匣。掌握重要 & 緊急的事情優先處理的原則,就不擔心錯過或耽誤了重要事情。

要啟動這個簡易 CRM的效果,首先我們需要先
建立信匣:信件匣 / 信件匣管理 / 新增信匣


接著設定過濾條件:個人設定 / 信件處理 / 信件過濾 / 新增
舉例:設定將東大門女鞋、南大門銀飾…等廠商的信件直接過濾,進到「美美滴~業務往來」信匣
已在合作廠商的 email 都是已知的,所以可以直接以寄件人為過濾條件。
Mail2000 一條規格可以合併多個過濾條件,按下右邊的「+」就可以新增條件


自動過濾信件分類的機制,不限於 emil 喔,我們還可以彈性運用「本文」或「標題」來設定過濾條件。例如:「標題」包含訂單、訂單編號、訂購通知;或「內文」包含訂單、訂單編號…然後指定過濾至「訂單資料」信匣

如果您擔心信件都被各自分配到不同信匣,掌握不到「今天」到底有哪些來信,會感到心慌慌嗎?別擔心,我們可以利用「虛擬信件匣 / 今日信件」來一覽今日的所有信件。

請務必嘗試看看!利用信件過濾機制,幫你消除收信匣爆炸的壓力,再也不必擔憂漏掉重要信件!
信件過濾結合虛擬信匣,
Mail2000 幫你聰明掌握工作的節奏。

 

[2016 商用信箱 ] 15 元月, 2016 12:25

現今人們普遍使用通訊 app,但是有了客戶的手機號碼不代表商家可以傳訊給客戶,而且也不是有智慧手機的人都有 3G/4G 網路。相較之下傳統的簡訊仍有極大的優勢,因為只要有行動電話,訊息就能送達,雖然需要費用,但是簡訊的行銷方式依然為市場上廣泛使用。

Mail2000 信箱不但有發送簡訊功能,還可以適合商操務操作的「批次發送功能」只要上傳 excel 或 txt 名單,準備好內容,3分鐘就可以搞定訊息的發送。

步驟一:
登入信箱>信箱服務>行動簡訊

步驟二:
輸入簡訊內容

步驟三:
大量名單上傳 > 下載範例檔案 > 編輯名單 >上傳大量名單
3-1 請先下載名單範例

3-2 編輯名單

步驟二:編輯名單
(一) CSV 範例:
格式為第一欄姓名、第二欄手機。如果不填姓名也是可以的,但請將手機門號放在第二欄。
門號可加 0 或不加 0 都適用。例:918888777 或 0918888777 皆可。
輸入完畢後,請儲存為 CSV 格式。

(二) txt  範例:
 txt  是用逗點作分隔。同樣可以不輸入姓名,請這樣輸入:
,0911222333
,0922333444
,0933444555

  
※  如欲使用大量名單發送國際簡訊,國碼前記得填 + 。例:+8613911112222

3-3 上傳名單
按下 上傳大量名單 > 瀏覽檔案 > 上傳檔案
簡訊的名單檔案固定放在 雲端硬碟下的 sms_list_upload 資料匣中

 

3-4 選擇名單

勾選這次要上傳的名單,按下「確定」

3-5 發送簡訊 
名單確認後,會顯示該檔案有幾筆門號,然後請按下「發送簡訊」。 


正式發送前,還會有個確認訊息,詢問您是否要發送簡訊給名單的這些人,讓您再做最終確認後才會發出。
※ 可以一次勾選多個檔案作發送,如果要取消,就按下右側的叉叉。

※ 檔案間的名單有重覆怎麼辦?沒關係喔~我們會自動幫您排除已重覆的門號。也就是說,相同的門號不會重覆發送簡訊,多筆相同的門號只會視為乙個門號來發簡訊。
下方圖例的兩個檔案裡的門號,相似度高達 99%。2_1223inform.csv 這個檔案裡有108筆的門號,但是因為與 1223.inform.csv 重覆了 107 筆,所以 2_1223inform.csv 這個檔案被程式計算出只需要發出 1筆門號的簡訊筆數。

  

編修名單
如果同一份檔案,每次在發簡訊之前,都需要加加減減部份資料,所以得下載、編輯、再上傳檔案嗎?不用麻煩喔~ 在雲端硬碟裡,就可以直接對該檔案進行編修

到雲端硬碟的「sms_list_upload」> 找到要編修的檔案 > 按下修改的圖示


在畫面最下方處會列示此檔案的名單與手機,可在編輯區直接進行修改,最後按下儲存,就完成異動囉!



比起確認 email,一般人每天確認手機的次數肯定多更多。想要掌握客戶注意力、抓緊行銷時機,簡訊行銷是您不容錯過的工具。請一定要試試 Mail2000 簡訊大量名單發送,簡單又有力!

[2016 商用信箱 ] 15 元月, 2016 12:08

開店做生意,經常需要寄發的信件不外乎:訂購確認通知、已收款通知、出貨通知等等,小幫手或業務們每次都要打開文件或是從寄件備份複製、貼上,再輸入當次的內容?這些日復一日的重覆動作,我們可以幫助您作業更簡化喔!

Mail2000 提供信件範本功能,你也可以說它是樣板信、模板信。總之,只要花一次功夫把範本建好,之後要編寫格式相同 (換湯不換藥的商務信件,就可以直接一鍵取用囉

步驟一:編寫範本

進入寫信畫面→寫信、編標題

登入信箱,從左邊工具列進入「寫信」畫面,接著就像寫信一樣,開始編寫內容。舉例來說:我們可以將每次需要寄給客戶的「訂購確認通知信」,建立範本。

信件裡面所需要的標題、信件內容的項目資訊都是固定的,就非常適合用範本來搞定!

內容編好請點選上方寫信工具列的「儲存於…」→「另存新範本

 

步驟二:替這個範本取個好找、直覺的名字
取完名字,記得按下「儲存」。

 

步驟三:直接選用
建好範本之後,日後要寫格式固定的信件,就點擊一下需要的範本,簡單填上必要的新資訊,就可以神速回信啦

小心因為太好用,而忍不住想要建立一個又一個的範本~變成範本上癮症!
如果是這樣,我們會非常樂觀其成,也會幫您拍拍手,說聲『做得好!』
我們也會很高興因為我們的獨家設計,幫助大家工作變得更有效率。